Akcionāru datu apstrādes privātuma atruna

Aktualizēta 2021.gada 3.jūnijā

Akciju sabiedrības “Olainfarm” 

AKCIONĀRU DATU APSTRĀDES PRIVĀTUMA ATRUNA – V2/2021

Vispārīgā informācija 

1. Privātuma atrunas (turpmāk – Atruna) mērķis ir atbilstoši Vispārīgās datu aizsardzības regulas (turpmāk – VDAR) 12. un 13.pantam sniegt informāciju par akciju sabiedrības “Olainfarm”, reģistrācijas Nr.40003007246 (turpmāk – Sabiedrība) veikto Sabiedrības akcionāra un/vai tā pārstāvja, pilnvarotās personas personas datu apstrādi – veiktajām darbībām ar informāciju par identificētu vai identificējamu fizisku personu. 

2. Sabiedrība augstu vērtē personas datu aizsardzības prasības un ar Atrunu sniedz informāciju, lai nodrošinātu iespēju akcionāram un/vai tā pārstāvim, pilnvarotajai personai saprast, kas, kāpēc un kādā veidā tiek darīts ar to personas datiem, Sabiedrībai normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā nodrošinot attiecības ar savu akcionāru.

3. Atrunā lietotais termins – “pārzinis”, “apstrādātājs”, “personas dati”, “apstrāde”, “datu subjekts” ir lietoti tādā nozīmē, kā tie definēti VDAR 4.pantā. 

Pārzinis     

4. Pārzinis – Sabiedrība. Pārziņa kontaktinformācija personas datu aizsardzības jautājumos:

4.1. Juridiskā adrese: Rūpnīcu iela 5, Olaine, Olaines novads, LV-2114;

4.2. E-pasta adrese: dataprotection@olainfarm.com;

4.3. Tālruņa Nr.+371 28327856.

Apstrādāto personas datu veidi

5. Sabiedrība var apstrādāt šādus personas datus par akcionāru:

5.1. vārds, uzvārds, personas kods (ja personai nav personas koda — dzimšanas datums, personu apliecinoša dokumenta veids un numurs un izdošanas datums, valsts un institūcija, kas dokumentu izdevusi) un dzīvesvieta;

5.2. personu apliecinošā dokumenta informācija; 

5.3. akcijas kategorija, skaits, nominālvērtība, sērijas numurs, ja tāds piešķirts, un no akcijas izrietošo balsu skaits. Datums, kad akcionārs veicis akcijas apmaksu pilnā apmērā, vai, ja tā nav apmaksāta pilnībā, — akcijas apmaksas termiņš;

5.4. informācija par pārstāvi, pilnvaroto personu (ja piemērojams);

5.5. informācija par dalību un rīcību akcionāru sapulcē, informācija par balsošanu, tai skaitā balsošanu pirms akcionāru sapulces;

5.6. informācija, kas saistīta ar akcionāra saziņu, komunikāciju ar Sabiedrību;

5.7. cita informācija par akcionāru, kas tiek ietverta akcionāru sapulces protokolā un lēmumā;

5.8. e-pasta adrese, kura, piemēram, tiek iegūta reģistrējoties dalībai akcionāru sapulcē vai nodrošinot attālinātu dalību akcionāru sapulcē;

5.9. personas dati, kuri ir publiski pieejami;

5.10. citi personas dati, kurus Sabiedrībai iesniedz pats akcionārs vai pārstāvis, pilnvarotā persona;

5.11. dati, kas iegūti akcionāra attālinātas komunikācijas ar Sabiedrību laikā vai attālināti autentificējoties dalībai akcionāru sapulcē (datoru vai mobilo ierīču un interneta lietošanas dati, piemēram, akcionāra ierīcei (datoram) piešķirta interneta protokola (IP) adrese, pieslēgšanās laiks, informācija, kuru akcionārs nodod, nosūta vai pārraida Sabiedrībai, autentificēšanas dati, piemēram, autentificējoties ar internetbanku vai drošu elektronisko parakstu).

6. Sabiedrība var apstrādāt šādus personas datus par akcionāra pārstāvi, pilnvaroto personu:

6.1. vārds, uzvārds, personas kods (ja personai nav personas koda, — dzimšanas datums, personu apliecinoša dokumenta veids un numurs un izdošanas datums, valsts un institūcija, kas dokumentu izdevusi) un dzīvesvieta;

6.2. personu apliecinošā dokumenta informācija;

6.3. informācija par pārstāvības pamatu, par akcionāru, kurš devis pilnvarojumu, informācija par pilnvarojumu un uz tā pamata veiktajām darbībām;

6.4. informācija par dalību un rīcību akcionāru sapulcē, informācija par balsošanu, tai skaitā balsošanu pirms akcionāru sapulces;

6.5. informācija, kas saistīta ar personas saziņu, komunikāciju ar Sabiedrību;

6.6. informācija par personas darba vietu, amatu;

6.7. cita informācija par personu, kas tiek ietverta akcionāru sapulces protokolā un lēmumā;

6.8. e-pasta adrese, kura, piemēram, tiek iegūta reģistrējoties dalībai akcionāru sapulcē vai nodrošinot attālinātu dalību akcionāru sapulcē;

6.9. personas dati, kuri ir publiski pieejami;

6.10. citi personas dati, kurus Sabiedrībai iesniedz pārstāvis, pilnvarotā persona vai akcionārs;

6.11. dati, kas iegūti attālinātas komunikācijas ar Sabiedrību laikā vai attālināti autentificējoties dalībai akcionāru sapulcē (datoru vai mobilo ierīču un interneta lietošanas dati, piemēram, ierīcei (datoram) piešķirta interneta protokola (IP) adrese, pieslēgšanās laiks, informācija, kuru pārstāvis, pilnvarotā persona nodod, nosūta vai pārraida Sabiedrībai, autentificēšanas dati, piemēram, autentificējoties ar internetbanku vai drošu elektronisko parakstu).

7. Sabiedrība var veikt akcionāru sapulces norises, tai skaitā arī attālinātās sapulces un autentificēšanās procesa balsošanai un attālinātai dalībai sapulcē, dokumentēšanu un videoierakstu, saglabājot videoattēlu un skaņas ierakstu, tādā veidā var tikt iegūts akcionāra un pārstāvja, pilnvarotās personas vizuālais attēls, balss ieraksts, kā arī informācija par rīcību un komunikāciju akcionāru sapulces laikā. Sabiedrība ir noteikusi vispārēju aizliegumu citām personām veikt video un skaņu ierakstus akcionāru sapulces laikā un veic pasākumus, lai to nodrošinātu. 

8. Sabiedrība var lūgt zvērinātu tiesu izpildītāju veikt fakta fiksāciju, piemēram, akcionāru sapulces laikā, un līdz ar to zvērināts tiesu izpildītājs atbilstoši normatīvo aktu prasībām var fiksēt faktu aktā, audioierakstā, videoierakstā, fotouzņēmumā. 

Personas datu ieguves avots

9. Sabiedrība personas datus var iegūt dažādā veidā, tai skaitā no:

9.1. paša datu subjekta – akcionāra, pārstāvja, pilnvarotās personas (piemēram, personai ierodoties un piedaloties akcionāru sapulcē vai sazinoties ar Sabiedrību, autentificējoties attālinātai dalībai akcionāru sapulcē), vai 

9.2. trešās personas, piemēram, Latvijas centrālā vērtspapīru depozitārija, Nasdaq CSD, SE (kas veic vērtspapīru centrālās bankas funkcijas – uzskaita, glabā un veic norēķinus par visiem Latvijā publiskā apgrozībā esošajiem vērtspapīriem, tai skaitā Sabiedrības akcijām), kas nodod Sabiedrībai akcionāra personas datus normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos. Sabiedrība personas datus var iegūt no akcionāra par pārstāvi, pilnvaroto personu vai no pārstāvja, pilnvarotās personas par akcionāru. Sabiedrība personas datus var iegūt arī no zvērināta tiesu izpildītāja, kurš Atrunas 8.punktā noteiktajā gadījumā iesniedz Sabiedrībai informāciju par fiksētajiem faktiem, tai skaitā iesniedzot aktu un audioierakstu, videoierakstu, fotouzņēmumu. 

9.3. publiski pieejamas informācijas, piemēram, normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos iegūstot informāciju no Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistra par personas pārstāvības tiesībām.

Personas datu apstrādes nolūki un pamatojums

10. Sabiedrība personas datus apstrādā, lai izpildītu normatīvajos aktos noteiktos pienākumus, tai skaitā Komerclikumā, Finanšu instrumentu tirgus likumā un citos finanšu instrumentu tirgu regulējošajos normatīvajos aktos noteiktos pienākumus, piemēram, nodrošinātu akcionāru sapulces sasaukšanu, norisi, dokumentēšanu un cita akcionāra tiesību izpildi. Šādas personas datu apstrādes pamats izriet no VDAR 6.panta 1.punkta c) apakšpunkta.

11. Sabiedrība personas datu apstrādi var veikt arī savu leģitīmo interešu īstenošanas ietvaros, piemēram, atbildot uz akcionāra pieprasījumu, priekšlikumu, sūdzību vai atbilstoši Atrunas 8.punktam akcionāru sapulces laikā ar zvērināta tiesu izpildītāja starpniecību fiksējot juridisku faktu. Sabiedrība, pamatojoties uz savām leģitīmajām interesēm, atbilstoši Atrunas 7.punktā noteiktajam var dokumentēt procesu, veikt videoierakstu akcionāru sapulces laikā, lai nodrošinātu pierādījumus gadījumā, ja par akcionāru sapulces norisi vai sapulces protokolu radīsies strīds. Šādu personas datu apstrāžu gadījumā Sabiedrība ir izvērtējusi un nodrošina samērīgumu starp Sabiedrības leģitīmajām interesēm un datu subjekta tiesībām un brīvībām. Šajā punktā minētais personas datu apstrādes pamats izriet no VDAR 6.panta 1.punkta f) apakšpunkta.

Personas datu saņēmējs

12. Sabiedrība var nodot personas datus savam apstrādātājam – tā nav trešā persona, bet ir komersants vai indivīds, kas personas datus apstrādā Sabiedrības vārdā un uzdevumā, pamatojoties uz konkrētiem Sabiedrības norādījumiem. Apstrādātājam ir saistošs pienākums nodrošināt personas datu drošību un atļauts personas datus izmantot tikai Sabiedrības noteikto darbību veikšanai un nolūku sasniegšanai. Piemēram, Sabiedrība var izmantot apstrādātāju, lai tas nodrošinātu personas datu glabāšanu, videoieraksta veikšanu akcionāru sapulces laikā un akcionāru sapulces dalībnieka identitātes pārbaudi un reģistrēšanu dalībai akcionāru sapulcē. Ka arī Sabiedrība var izmantot apstrādātājus akcionāru sapulces norises organizēšanai, balsošanas organizēšanai, piemēram, platformu www.lemejs.lv. Savukārt pārzinis, nevis Sabiedrības apstrādātājs, ir, piemēram, elektroniskā paraksta darbības nodrošinātājs vai kredītiestāde, kuras internetbanku akcionārs izmanto, autentificējoties un apliecinot savu identitāti attiecībās ar Sabiedrību.  

13. Sabiedrībai var rasties pienākums normatīvajos aktos noteiktos gadījumos personas datus nodot valsts un/vai pašvaldības institūcijai, kas veic Sabiedrības darbības uzraudzību, piemēram,  Finanšu un kapitāla tirgus komisijai, vai kurai Sabiedrības rīcībā esošā informācija nepieciešama savu pienākumu izpildei. Sabiedrībai var būt leģitīma interese personas datus iesniegt valsts un/vai pašvaldības institūcijā, piemēram, tiesā, Valsts policijā, Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrā, lai tādā veidā Sabiedrība aizsargātu savas likumīgās intereses.

14. Sabiedrībai var būt leģitīma interese vai normatīvajos aktos noteikts pienākums personas datus sniegt Sabiedrības akcionāram. 

15. Sabiedrība, pamatojoties uz savām leģitīmajām interesēm, personas datus var nodot vai darīt pieejamus savam profesionālās darbības konsultantam un zvērinātam tiesu izpildītājam Atrunas 8.punktā noteiktajā gadījumā.

16. Personas dati var tikt publiskoti normatīvajos aktos noteiktos gadījumos. 

Personas datu glabāšanas ilgums

17. Sabiedrība personas datus atbilstoši VDAR glabā tik ilgi, kamēr tie nepieciešami likumīga nolūka sasniegšanai. Pēc likumīgā nolūka sasniegšanas personas dati tiek dzēsti, anonimizēti vai iznīcināti.

18. Pamatā Sabiedrība personas datus glabā līdz normatīvajos aktos noteiktajam termiņam.

19. Personas datus, kas Sabiedrībai nepieciešami, lai tā pierādītu savu saistību izpildi, Sabiedrība, pamatojoties uz savām leģitīmajām interesēm, var glabāt ilgāk nekā to nosaka normatīvie akti, bet ievērojot vispārējo prasības noilguma termiņu – 10 gadi atbilstoši Latvijas Republikas likumā “Civillikums” noteiktajam vai trīs gadi saskaņā ar Komerclikumu, vai cits termiņš, ņemot vērā arī Civilprocesa likumā noteikto termiņu prasības celšanai/pieteikuma iesniegšanai.

20. Atrunas 7.punktā noteiktais akcionāru sapulces videoieraksts un autentificēšanās procesa balsošanai un attālinātai dalībai sapulcē dokumentētā informācija var tikt glabāta līdz vienam gadam no akcionāru sapulces norises dienas, ievērojot to, ka prasība par akcionāru sapulces lēmuma atzīšanu par spēkā neesošu pret Sabiedrību var tik celta viena gada laikā no sapulces dienas. Šis termiņš var tikt pagarināts, ja tas nepieciešams dokumentētās informācijas vai videoieraksta iegūšanas nolūka sasniegšanai, piemēram, pret Sabiedrību ir celta prasība par akcionāru sapulces lēmuma atzīšanu par spēkā neesošu.

21. Ja personas datu apstrāde veikta, pamatojoties uz datu subjekta piekrišanu,  personas dati tiek glabāti tik ilgi, līdz piekrišana tiek atsaukta, ja konkrētās piekrišanas gadījumā nav noteikts īsāks termiņš vai, ja apstrādes turpināšanai pēc piekrišanas atsaukšanas nepastāv cits tiesiskais pamats.

Datu subjekta – akcionāra un tā pārstāvja, pilnvarotās personas – tiesības 

22. Datu subjektam ir šādas tiesības:

22.1. Pieprasīt Atrunas kopiju, papildu informāciju, paskaidrojumus par Atrunā ietverto informāciju un Sabiedrības veikto personas datu apstrādi, tai skaitā detalizētāku informāciju par personas datu glabāšanas termiņu, personas datu saņēmēju;

22.2. Pieprasīt no Sabiedrības apstiprinājumu, vai attiecībā uz datu subjektu tiek vai netiek apstrādāti personas dati;

22.3. Pieprasīt Sabiedrībai piekļuvi pie saviem personas datiem;

Iebilst pret Sabiedrības veikto personas datu apstrādi (piemēram, pret apstrādi, kas tiek veikta uz Sabiedrības leģitīmo interešu pamata, ja datu subjekts uzskata, ka šī apstrāde ir nesamērīga), pieprasīt Sabiedrībai personas datu labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu;

22.4. Ja personas datu apstrāde tiek veikta, pamatojoties uz datu subjekta piekrišanu, datu subjektam ir tiesības jebkurā brīdī piekrišanu atsaukt.

23. Minētās datu subjekta tiesības detalizētāk regulētas VDAR 12. – 21.pantā. Šīs tiesības nav absolūtas, un to izpilde var tikt ierobežota, piemēram, Sabiedrībai ir tiesības atteikt personas datu apstrādes pārtraukšanu, ja Sabiedrība norāda uz pārliecinošiem leģitīmiem apstrādes iemesliem, kas ir svarīgāki par datu subjekta interesēm, tiesībām un brīvībām. 

24. Lai izmantotu savas tiesības, datu subjektam ir tiesības vērsties Sabiedrībā ar iesniegumu, nosūtot to uz e-pasta adresi: dataprotection@olainfarm.com vai nosūtot vēstuli uz adresi: Rūpnīcu iela 5, Olaine, Olaines novads, LV-2114, adresējot to akciju sabiedrībai “Olainfarm”. 

25. Sabiedrības darbības attiecībā uz personas datu aizsardzību uzrauga Datu valsts inspekcija. Lai pēc iespējas ātrāk atrasinātu jebkādas domstarpības vai jautājumus, aicinām datu subjektu vispirms sazināties ar Sabiedrību. Kā arī datu subjektam ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā, inspekcijas interneta vietnes adrese: www.dvi.gov.lv.

Izmaiņas Atrunā

26. Sabiedrība ir tiesīga veikt izmaiņas Atrunā, ja tās nav pretrunā ar VDAR,  nodrošinot datu subjektiem pieeju aktuālajai Atrunas redakcijai.

Akcionāru datu apstrādes privātuma atruna